Le suivi financier des contrats : Comment y arriver ?

Mise en contexte

Dans l’exercice de ses fonctions, un gestionnaire doit planifier, organiser, diriger, et contrôler ses ressources financières, humaines et matérielles afin de réaliser ses objectifs, qui eux-mêmes sont alignés avec la stratégie de l’organisation.

Quoi que bien théorique, l’affirmation précédente est souvent oubliée dans le courant des opérations quotidiennes, et il peut arriver qu’on ne se questionne pas suffisamment sur comment outiller son équipe de gestion pour s’assurer d’une saine gestion de leurs ressources.

Dans la saine gestion financière, le principe de suivi budgétaire et de justification des écarts est habituellement couvert par des processus plus ou moins décentralisé, mais qui implique chacun des gestionnaires pour s’assurer d’une appropriation adéquate. De la même façon, les outils financiers proposent des outils et rapports permettant de suivre l’évolution de la consommation du budget, et ce compte par compte. Sous ces comptes se cache souvent une complexité plus importante du simple budget / réel par compte, et le suivi des contrats en fait définitivement partie.

Le suivi financier des contrats

Quand on aborde le suivi financier des contrats, on vise le processus financier opéré par les finances et chacun des gestionnaires, et non le processus géré par la gestion contractuelle et les acquisitions de l’organisation. En effet, ces derniers s’assurent de mener un processus contractuel conforme aux normes et lois en place afin d’adresser un besoin exprimé par un gestionnaire, et l’extrant du processus d’acquisition est un contrat signé, ensuite confié au gestionnaire demandeur pour l’exécution.

Une fois dans sa phase d’exécution, il est du ressort de chacun des gestionnaires de suivre adéquatement chacun des contrats sous sa gestion. Les outils financiers sont généralement peu outillés, ou mal exploités afin de fournir une image claire des soldes financiers et en inventaire du détail de chacun des contrats, en tenant compte de ce qui est utilisé au réel et/ou engagé en demande d’interventions.

Pour que les gestionnaires aient une image claire de leur marge de manœuvre dans l’exécution de leurs contrats, certaines métriques doivent être facilement accessibles. Parmi celles-ci, on compte :

• Date de début et de fin du contrat
  • Pour prévoir les renouvellements, et se projeter d’ici la fin du contrat en fonction de la consommation actuelle
• Montant maximal du contrat
• Montants détaillés par ressource prévus au contrat
  • Volumes, coûts unitaires et montants totaux par ressource prévue au contrat
  • Exemple : Inventaire d’heures prévues par type de ressource dans une banque d’heure de services professionnels
• Liste des demandes d’interventions qui engagent une partie des sommes du contrat
  • Optionnel dans l’exécution de certains contrats, mais essentiels pour suivre ce qui est engagé dans un contrat de type Banque d’heure par exemple
• Pour chacune des demandes d’interventions, présenter le volume, coût unitaire et montants totaux par type de ressource sollicité

Au niveau du suivi du réel, obtenir la meilleure information peut demander une revue du processus de saisie des factures afin d’être en mesure d’identifier le solde des inventaires, en plus du solde monétaire. On point majeur dans la mise en place du processus est autant que possible d’éviter de demander une double saisie aux gens qui traitent les factures. Ainsi si, si les factures détaillées sont saisies dans un système (volume et montants) et le système financier ou PGI demande de suivre uniquement les montants, il sera bénéfique de prévoir un transfert automatisé des montants via une synchronisation automatisée ou un API.

Voici donc les métriques à suivre au niveau du réel à chacun des niveaux du suivi financiers des contrats :

• Contrat et détail de contrat
  • Réel à date en montant
  • Volume réel à date
  • Montant engagé au contrat
    • Constitue la somme des demandes d’interventions prévue au contrat, non consommé au réel
• Soldes disponibles au contrat, en montant en volume
  • Montant maximal (ou volume de ressource) – réel à ce jour – engagement qui proviennent des demandes d’interventions non consommées en réel
• Demande d’intervention
  • Réel à date en dollars
  • Volume réel à date
  • Solde disponible à la demande d’intervention
    • Montant prévu – réel à date

Finalement, pour la saine gestion des contrats par les gestionnaires, d’autres considérations sont importantes telles que le fait de proposer une vision des contrats dans sa forme actuelle, qui tient compte des addendas qui ont pu être intégrés depuis la mise en place. De plus, la présentation de soldes appropriés aux processus de qualifications de firmes avec des ententes multiples pour des besoins qui se concrétisent en cours d’année à la demande impose aussi un ajustement aux calculs de présentation. Finalement, présenter les informations de gestions importantes à même des tableaux de bord, suivis tant au niveau des finances dans sa forme consolidée qu’au niveau de chacun des gestionnaires dans sa forme la plus granulaire permettra de proposer une vision claire de l’état de la consommation des contrats à l’ensemble de l’organisation.

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