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Quoi?
Une solution de gestion de la performance organisationnelle?

AUTEUR:
Expert de DECIMAL

De nombreux types de solutions logicielles sont disponibles sur le marché pour aider le département Finances à être plus efficace, plus analytique et plus en contrôle. La tendance actuelle des départements de Finance de se doter d’équipes à nature analytique, en plus de leurs composantes transactionnelles, illustre bien que le besoin est présent et d’actualité.

Un de ces types de solutions sont les logiciels ‘’GPO’’ (Gestion de la Performance Organisationnelle) ou ‘’CPM’’ (Corporate Performance Management), créés dans le but d’aider les Finances à être plus efficaces dans l’élaboration et le suivi de leur budget, à mieux comprendre le comportement de leurs coûts, à créer de multiples scénarios pour fins d’analyse et enfin, à pouvoir rassembler les données de plusieurs systèmes à un seul endroit, permettant ainsi la création de tableaux de bord, de rapports et d’indicateurs financiers ou opérationnels utiles pour toute l’organisation.

Comment se positionne ce type de solutions dans votre infrastructure logicielle, au travers les systèmes financiers (ou PGI), de paie, de ressources humaines, d’opérations etc.? Et quels sont les bénéfices spécifiques à une solution GPO qui ne sont pas comblés par les autres solutions? C’est ce que nous détaillerons dans notre texte.

OÙ SE POSITIONNE UN OUTIL GPO DANS VOTRE INFRASTRUCTURE LOGICIELLE

Clarifions tout de suite que les solutions de type GPO ne remplaceront pas votre solution ERP ou PGI, de paie, de RH ou les systèmes mission de votre organisation. Chacun de ces systèmes a son utilité et apporte ses propres bénéfices à l’organisation.

Une solution de type GPO s’intègre dans votre infrastructure logicielle aux côtés des autres solutions déjà en place. Elle échangera, bilatéralement si nécessaire, des données avec les différents systèmes, par exemple, le système financier (PGI) ou bien les systèmes des paie/RH. Ce type de solution permettra aussi de consolider des données de plusieurs différents logiciels à un seul endroit.

De façon générale, les systèmes de type GPO viennent combler les besoins de l’organisation aux niveaux suivants :

  • Simplifier et réduire le temps requis par le département Finances pour colliger les données pertinentes à l’organisation.
  • Faire profiter à l’organisation de fonctionnalités de prévisions (ou Forecast) permettant de produite de la nouvelle donnée non disponible dans les systèmes transactionnels.
  • Regrouper et organiser les données financières (et possiblement opérationnelles) de façon à rendre l’information facilement exploitable.
  • Offrir un meilleur contrôle et une plus grande visibilité des données utilisées par le département Finances.
  • Permettre la création et l’analyse de scénarios, sans affecter les données des autres systèmes.
  • Réduire le risque opérationnel lié à l’utilisation de fichiers et tableurs.

Il apparait donc évident que pour plusieurs processus de l’organisation, que ce soit au niveau de la saisie ou du suivi budgétaire, au niveau de l’établissement d’un coût de revient pour différents services de l’organisation ou bien pour produire aisément une information claire et pertinente en laquelle nous avons confiance, les outils de type GPO prennent tout leur sens.

Regardons maintenant de façon plus détaillée les bénéfices apportés par ce type de solution.

QUELQUES EXEMPLES DE BÉNÉFICES DES SOLUTIONS GPO

Améliorer son processus budgétaire

D’abord, ce n’est plus un secret pour personne, le processus budgétaire des organisations est un processus à nature stratégique, qui permet de lier leurs dépenses budgétaires aux orientations stratégiques de l’organisation. Pour plusieurs organisations, c’est plus facile à dire qu’à faire!  Il demande un effort important afin de diffuser et de décentraliser les visées stratégiques de l’organisation en raison d’une collecte de données financières et organisationnelles selon le scénario communiqué pour l’année.  Les organisations bénéficient ainsi d’un scénario financier solide pour l’année à venir et d’outils de gestion indispensable afin de contrôler l’évolution de la performance de l’organisation réelle en rapport à la performance budgétée.

Pour tirer un maximum de ce processus, son optimisation est primordiale sur plusieurs facteurs clés spécifiquement visés par un outil GPO. En voici quelques exemples :

  • Consolider les données de plusieurs systèmes pour qu’elles soient rendues disponibles aux gestionnaires lors du budget. Plus un gestionnaire aura accès facilement à des données qui auront un impact sur son budget, plus précis sera le budget et plus simple sera l’analyse d’écarts en cours d’année. Or, les bases de données des solutions GPO sont structurées afin d’y intégrer des données de plusieurs systèmes différents afin de les rendre disponible aux usagers. À l’aide d’outils extrêmement simples d’utilisation, il est très facile de centraliser ces informations et d’en faire profiter les gestionnaires au moment du processus budgétaire.
  • Minimiser la durée du processus budgétaire. Comme toute tâche administrative demandées aux gestionnaires de l’organisation, il faut minimiser le temps nécessaire pour son exécution et outiller les parties prenantes pour éviter que ce soit perçu comme une corvée dont les gens se débarrassent, menant ainsi à des budgets imprécis, non respectés et à une perte de qualité sur l’information de gestion budgétée. Aussi, plus la durée allouée à la saisie budgétaire sera courte, plus on pourra la rapprocher de l’exercice financier visé, on aura donc une donnée budgétaire aussi à jour et pertinente que possible au moment de lancer l’année. Les solutions GPO, jumelées à des conseillers expérimentés, peuvent vous aider dans l’optimisation du processus budgétaire et dans la production d’outils de suivi et de contrôle du budget, permettant ainsi d’atteindre un maximum d’efficience sur la durée de la saisie budgétaire.
  • Faciliter et automatiser au maximum le calcul du budget pour les composantes qui impliquent des règles d’affaires connues. Par exemple, au niveau des salaires dans un milieu avec échelles salariales, un gestionnaire ne devrait pas avoir à recalculer quoi que ce soit au niveau salarial, mais simplement à communiquer les mouvements de personnel et laisser le système faire le calcul par lui-même. Le même principe s’applique dans un processus manufacturier qui implique des recettes standards connues. On demandera alors une mise à jour du coût budgété des composantes et des recettes, le budget en découlera ensuite en fonction de ces données. On évite ainsi toute imprécision et on facilite le travail du gestionnaire qui se sentira outillé dans la production de son budget. Certaines solutions GPO disposent de fonctionnalités spécifiquement développées pour adresser cette réalité, que ce soit au niveau de la masse salariale ou au niveau de la gestion des recettes (Bill of material ou BOM) des organisations, tant au niveau du budget que du réel.

Connaitre et gérer son coût de revient

Ensuite, au niveau de la gestion du coût de revient, la mise en place d’un modèle de coût de revient par activité comporte énormément de bénéfices au niveau de l’information de gestion produite dans les organisations. Il s’agit par contre d’un exercice qui peut être complexe au niveau de sa mise en place vu l’étendue de données à identifier et à consolider pour produire cette information.

Pour s’assurer de la survie du modèle de coût de revient dans votre organisation dans le temps, celui-ci se doit d’être orienté sur le besoin d’affaire à combler, éviter d’errer dans des « tant qu’à y être », et se doit d’être adéquatement documenté et compris. On évite ainsi de produire un modèle trop lourd à maintenir. Ainsi, si le principal objectif du modèle est de permettre de valider la tarification en place, et de faire des scénarios en fonction de prévisions de vente et de mise en marché de nouveaux produits, le modèle devrait se concentrer sur cet objectif et limiter sa complexité afin d’atteindre des objectifs moins cruciaux pour l’organisation. Il est important de sélectionner une équipe expérimentée et formée pour vous accompagner dans la gestion de l’étendue du modèle afin d’atteindre les cibles souhaitées. Vous serez alors guidés dans l’établissement de votre liste de souhaits sans affecter les délais souhaités pour la production de l’information. De plus, les solutions GPO spécialisées en coût de revient permettront aux modèles de coût de revient de conserver les comparables, ce qui permet aux modèles d’évoluer au même rythme que les besoins d’affaires de l’organisation.

  • L’exploitation de l’information d’un modèle de coût de revient est la clé afin de maximiser le gain de performance potentiellement atteignable à partir de cet outil. C’est d’ailleurs à ce niveau que les organisations manquent souvent la cible. Trop souvent, l’information produite qui gagnerait à être déployée demeure aux Finances dû aux considérations technologiques et politiques. En effet, déployer ce type d’information nécessite une stratégie de communication, une volonté clairement exprimée de la haute direction et un outil d’intelligence d’affaires éprouvé qui facilite la gestion du déploiement de l’information ainsi que la sécurisation des rapports et de leur contenu en fonction du destinataire visé. Un outil d’intelligence d’affaires spécialisé pour ceci permettra d’automatiser cette sécurité, facilitant grandement le déploiement de l’information afin de permettre à l’organisation de se concentrer sur l’objectif à atteindre, et non sur la façon de rendre l’information disponible.
  • La maîtrise de l’engin de calcul est aussi une source importante de risque pour les organisations qui font du coût de revient. Les organisations investissent souvent beaucoup de temps dans la production d’un modèle sur Excel et deviennent dépendantes de la compréhension de celui-ci par le pilote de l’organisation. Lors de son départ, la personne qui reprend le dossier ne maîtrise souvent que partiellement le chiffrier. L’organisation devient donc à risque d’obtenir des données en erreur, de perdre son modèle en entier ou de perdre sa capacité à s’adapter dans le temps en fonction de sa nouvelle réalité par le manque de connaissance du nouveau pilote. Le fait de choisir une solution GPO permet de palier à ce risque puisque lors du départ d’un pilote, le modèle est déjà bien organisé dans la solution et des conseillers peuvent venir former le nouveau pilote et ont les connaissances nécessaires pour bien comprendre et analyser le modèle en place pour ensuite opérer un plein transfert de connaissance.

Partager aisément de l’information pertinente à toute l’organisation

De plus, le focus des outils de type GPO étant orienté vers l’analyse, et non sur les contrôles et le transactionnel, l’ensemble des modules et fonctionnalités visent à générer de l’information facilement accessible au niveau de la base de données. Ainsi, toute l’information qualitative est organisée autour des données quantitatives dans une base de données de type Schéma Étoile, spécifiquement orienté pour la production et l’exploitation d’information relative au besoin d’affaire et afin de maximiser la performance de la génération de rapports et tableaux de bord. Ceci facilite grandement le design des rapports de même que la gestion et l’obtention du comportement de consultation souhaité puisque l’outil est pensé et développé en fonction de ces besoins précis. Il est donc très simple d’optimiser les requêtes puisque le chemin d’accès aux données est toujours direct.

Ainsi, parce que l’information est facilement accessible et l’outil est orienté sur l’aisance d’utilisation, il est créé afin de développer des rapports pour les gestionnaires et la haute direction, en intégrant des facilités de forage (drill-down), d’exploration de données (drill-through) et de graphiques interactifs permettant de répondre aux questions et de bien saisir la situation.

Finalement, afin de faciliter le pilotage de l’outil, la sécurité est automatisée, permettant au pilote de ne préparer qu’un seul rapport qui sera adapté aux accès du gestionnaire qui le consultera. On évite ainsi d’avoir à préparer plusieurs rapports en fonction des droits d’accès de chacun.

Simplifier l’intégration de données

L’intégration des données constitue une des inquiétudes souvent entendues par rapport aux outils de type GPO. En effet, parce qu’il s’agit d’un nouvel outil, on entrevoit à tort d’importants travaux pour pouvoir y intégrer des données, ou un investissement important dans le développement d’interface (ou API) entre plusieurs systèmes. Dans les faits, le niveau d’intégration nécessaire entre les outils de type GPO ne nécessite que très rarement un coût important. Il est habituellement préférable de mettre en place un simple processus automatisé d’import/export qui échangera les données entre les différents systèmes. Pour toutes autres données qui nécessitent une mise à jour moins fréquente, les solutions de type GPO intègrent habituellement un outil d’ETL permettant de traiter les imports de manière ad hoc, sans manipulation de données et sans nécessiter de connaissance en programmation ou autres compétences informatiques poussées.

VOUS AVEZ DE L’INTÉRÊT POUR UNE SOLUTION GPO?

Voici quelques facteurs à considérer pour votre évaluation des solutions sur le marché.

Le choix d’une équipe d’implantation dédiée

Les entreprises qui développement des outils GPO sont exclusivement concentrées sur le besoin d’affaires visé par la solution, et disposent généralement de leur propre équipe de services professionnels. Lors de projets d’implantation, l’équipe déployée devrait être composée d’experts reconnus dans le milieu, et qui sont totalement en maîtrise de l’outil, des enjeux et des meilleures pratiques en lien avec le processus visé. Les organisations bénéficient alors de leur expertise tant au niveau des meilleures pratiques qu’au niveau de leur maîtrise complète de l’outil à mettre en place. Ce n’est pas toujours le cas lorsqu’elles font affaire avec une équipe externe qui implante plusieurs solutions, souvent dans différents secteurs. Les organisations profitent donc d’une équipe rodée, performante et extrêmement compétente pour piloter la mise en place d’un outil qui nécessite souvent de revoir certaines façons de faire à l’interne, ce qui est très sécurisant pour les organisations.

L’importance d’une solution dédiée

Le même constat s’applique au niveau du développement de l’outil. Le même constat s’applique au niveau du développement de l’outil. On y retrouve des fonctionnalités adaptées avec les meilleures pratiques du besoin d’affaires sans y retrouver les contraintes propres aux systèmes orientés plus transactionnels tels les PGI. Ainsi, si une organisation souhaite créer de nouveaux éléments tels que des comptes sur une nomenclature autre que celle de la charte de compte actuelle au moment du budget, question d’y cumuler une information de gestion qui lui apportera de la valeur, ces outils le permettent aisément sans devoir passer par tous les contrôles et les impératifs d’un PGI, et sans risquer d’affecter le transactionnel et le normatif de l’organisation. Les efforts seront donc orientés sur l’analyse de l’information plutôt que sur la gestion du transactionnel. Il s’agit de l’approche partagée par les équipes de programmation de ce type d’outil visant à répondre aux besoins analytiques des organisations.

Les bénéfices de travailler avec une organisation verticale

Lorsqu’on choisit de mettre en place une solution de type GPO, les coûts de mises en place sont généralement considérablement moins élevés que lorsqu’on procède à l’acquisition d’un nouveau module d’un PGI, ou que lorsqu’on opte pour un développement maison. Afin de réduire le coût total d’un projet, faire affaires directement avec une entreprise qui offre tous les services liés au projet est une excellente idée: développement de la solution, implantation de l’outil par sa propre équipe de services professionnels et support offert directement par une équipe locale assurant le respect du budget établi pour l’implantation. En plus des coûts moins élevés pour le projet, l’organisation bénéficie aussi d’une paix d’esprit en sachant qu’une seule organisation prend la responsabilité complète du projet, évitant ainsi les conflits potentiels entre les parties responsables de livrer certains aspects du projet.

DECIMAL, chef de file en gestion de la performance organisationnelle, offre des solutions logicielles complètes et des services-conseils aux organisations publiques et privées en améliorant leur processus budgétaire, leur coût de revient et leurs tableaux de bord financiers.