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Comment une solution GPO peut vous aider dans votre quotidien?

AUTEUR:
Experts DECIMAL

Toutes les équipes Finances ont pour objectif d’optimiser leurs processus et d’éliminer les tâches ayant peu ou pas de valeur ajoutée.

Des solutions spécialisées peuvent grandement vous aider à accomplir cette tâche, mais concrètement, quels seront les bénéfices personnels pour chacun des utilisateurs de ce type de solutions?

Les outils en place et leurs limites

Prenons par exemple les tableurs Excel. Cet outil, grandement apprécié de la profession comptable, a plusieurs bénéfices. Il est maitrisé par la majorité des gens sur le marché du travail, il est facile d’utilisation et il permet d’effectuer de courtes analyses assez rapidement. C’est pourquoi il est utilisé à dans de nombreuses situations, et souvent en l’absence d’une solution spécifique au problème à traiter. Par contre, il possède aussi quelques défauts dont il est important de tenir compte. Afin d’établir un processus fiable pour l’organisation, il faut prendre conscience des limitations et des dangers qu’amènent l’utilisation d’un chiffrier Excel, que ce soit au niveau des erreurs de formules ou de saisie, de la difficulté de standardisation, du «reporting» limité ou de la quantité restreinte des données à stocker. Tout ceci présente un niveau de risque pour l’organisation.


Certaines organisations utilisent un PGI (ERP) pour les tâches reliées de la GPO. On retrouve, à même les PGI, des fonctionnalités conçues pour une utilisation transactionnelle de l’outil. À l’inverse des chiffriers Excel, ce type d’outil impose plusieurs contrôles et limite, fort heureusement, ce qu’un utilisateur peut effectuer avec les données. Ces outils sont toutefois moins flexibles afin d’assurer l’intégrité des données et possèdent très peu de fonctionnalités liées à la gestion de performance. La possibilité d’effectuer des analyses, scénarios et prévisions est donc souvent restreinte puisqu’il ne s’agit pas de l’objectif de l’outil.

De leur côté, les solutions de gestion de performance organisationnelle sont adaptées avec les meilleures pratiques du secteur desservi sans y retrouver les contraintes des systèmes plus transactionnels tels que les PGI, ou les risques liés à l’utilisation d’Excel.

Qu’est-ce qu’une solution GPO?

Une solution de gestion de la performance organisationnelle (GPO) est une solution logicielle centralisée et corporative qui permet d’effectuer la planification multiannées, préparer et suivre les budgets, de déterminer les coûts complets des produits et services (coût de revient), d’effectuer des scénarios, d’analyser les résultats financiers et de produire des tableaux de bord.

Comme mentionné dans notre autre article, une solution de GPO s’accorde à vos autres outils internes qui ont chacun leur utilité propre. Dans le cas de la solution GPO, elle sert à créer de l’information de gestion de façon simple, intégrée et uniformisée. En étant une solution de niche («Best-of-Breed»), elle intègre les meilleures pratiques du marché en offrant des outils d’analyse approfondie et des paramètres de sécurité personnalisable de sorte à répondre au besoin de tous les utilisateurs.

Quels bénéfices tirent les différents utilisateurs d’une solution GPO?

Un point particulièrement intéressant concernant les solutions de gestion de la performance organisationnelle est qu’elles apportent des bénéfices à tous les niveaux dans l’organisation. Quels sont ces bénéfices pour chaque utilisateur? La liste serait longue, mais en voici quelques-uns.

  • Pour la haute direction, plusieurs enjeux se présentent habituellement en ce qui a trait à la disponibilité de l’information. La capacité à obtenir cette information rapidement est cruciale, et les demandes répétées à vos équipes peuvent imposer un stress supplémentaire pour ces derniers, en plus des tâches courantes qu’ils doivent accomplir. Alors quelle est la meilleure solution à ce problème? Une approche libre-service!

    L’approche libre-service permet à la haute direction d’accéder à des tableaux de bord et rapports dynamiques, mis à jour régulièrement. Ces tableaux de bord et rapports peuvent présenter tant l’évolution que la situation financière actuelle, les tendances, les valeurs hors-normes et plusieurs autres indicateurs importants pour la haute direction. L’approche libre-service solutionne donc la disponibilité de l’information et l’accès immédiat à celle-ci. De plus, les solutions de gestion de performance organisationnelle assurent la fiabilité de l’information à l’aide de plusieurs fonctionnalités (modifications restreintes des règles, historique des changements, paramètres personnalisables d’accès à l’information, etc.). La haute direction peut alors compter sur une information fiable et accessible en tout temps, sans délai.

    De plus, les solutions GPO permettent le forage des données à même les rapports dynamiques présentés. Ceci permet à la haute direction de mieux comprendre les résultats présentés, en pouvant examiner plus de détails lorsque requis, et de façon très intuitive.

    Enfin, la haute direction bénéficie de la possibilité d’effectuer de multiples scénarios à haut niveau et de tester plusieurs hypothèses. Ceci est extrêmement utile pour pouvoir évaluer différentes options, et de visualiser l’impact futur de décisions à prendre.
  • L’équipe Finances y trouvera aussi son compte. Que ce soit pour la préparation ou le suivi budgétaire, ou même pour les analyses de coûts des programmes, les tâches sont multiples et longues. La manipulation des données est souvent lourde et peut favoriser des erreurs de saisie. C’est pourquoi l’utilisation d’imports automatisés entre une solution de GPO et les autres systèmes internes, simplifient grandement les processus et éliminent des erreurs potentielles. Du même coup, cette automatisation permet l’élimination d’une grande partie des tâches sans valeur ajoutée (saisie de données, consolidation des informations, etc.).

    L’équipe Finance se retrouve alors avec plus de temps pour analyser les informations disponibles et faire les recommandations ou ajustements nécessaires. Le processus étant contrôlé et plus rapide, les actions peuvent être mises en place de façon proactive.

    Un autre bénéfice important est le fait que l’information pertinente se retrouve en un seul et même endroit. Par exemple, l’information du budget, du réel, des prévisions, de la masse salariale et des coûts est emmagasinée dans une base de données unique, totalement sécurisée et exploitable facilement par l’équipe pour obtenir une information complète.

    Également, une plus-value importante est de permettre d’analyser les données au fur et à mesure que l’information est saisie par les différents utilisateurs. Révolue l’époque où ils devaient attendre la réception des fichiers Excel pour s’apercevoir qu’une direction n’a pas suivi les consignes dans la préparation de scénarios budgétaires!
  • Les gestionnaires ou directeurs peuvent faciliter leur travail avec une solution spécifique de GPO. Sachant qu’ils ont de multiples tâches et enjeux à gérer au jour le jour, la solution GPO doit permettre de saisir l’information rapidement et intuitivement. De plus, les tableaux de bord et rapports pour les gestionnaires doivent présenter précisément les informations importantes afin de leur permettre d’agir sur les problématiques.

    Encore une fois, ces informations sont disponibles en mode libre-service. Ceci permet donc aux gestionnaires de consulter l’information à leur guise, de la commenter et de l’ajuster au besoin, sans intervention externe. Il est primordial de s’assurer que toutes ces opérations apportent une valeur aux gestionnaires, plutôt que d’être seulement vues par ceux-ci comme une tâche à accomplir, sans intérêt pour eux.

En conclusion, les solutions de GPO permettent d’apporter des bénéfices à toutes les parties dans une organisation et chacun y trouvera donc son compte.

Vous désirez en apprendre un peu plus sur les solutions GPO? Visionnez notre session web pour voir, de façon pratique, les bénéfices tant pour la haute direction, l’équipe Finances que les gestionnaires!

Longueuil

Québec

DECIMAL