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Composer avec les outils financiers en place

AUTEUR:
Expert de DECIMAL

  • La direction des finances comme courroie de transmission
  • Le contrôle et la maîtrise des coûts
  • La technologie au service de la comptabilité

Face au resserrement budgétaire et à la réduction d’effectifs, les secteurs public et privé doivent continuer à faire plus et mieux avec moins, tout en acceptant d’être le porteur de grands chantiers de transformation.

Ainsi, l’équipe des finances des organisations se retrouve de plus en plus à devoir gérer plusieurs initiatives stratégiques et/ou informatiques qui requièrent de la coordination et de l’influence sur de multiples intervenants de l’organisation… et ceci en plus de toutes ses obligations financières et opérationnelles.

La fonction finance se donne aussi généralement comme devoir de donner l’exemple quant à la rigueur budgétaire et le contrôle des coûts. Ainsi, les organisations tendent à étirer et prolonger l’utilisation et la durée de vie des systèmes en place. Elles compensent alors en demandant aux gestionnaires de mettre les bouchées doubles lorsqu’il faut boucler les différents exercices et projets.

Et finalement, qu’obtient-on de tout cela?

On se retrouve avec des personnes qui communiquent et déploient l’information à la grandeur de l’organisation, qui gèrent d’immenses processus, très souvent complexes, et avec des moyens limités et des outils peu appropriés si l’on regarde l’ampleur de la tâche. Sans parler des enjeux de sécurité des donnes liés à ces déploiements d’informations. Souvent, le seul système aisément disponible pour l’équipe des finances est ce bon vieux tableur Excel.

Il est toutefois extrêmement important de peser le coût de l’inefficience et ce que cela coûte à l’ensemble de l’organisation, et pas seulement pour la fonction finance.

C’est presque devenu une anecdote de nos jours de rappeler les risques qu’une organisation prend lorsqu’elle utilise Excel pour piloter un processus, qu’il soit complexe ou non, que ce soit pour effectuer la collecte budgétaire décentralisée aux gestionnaires, pour déployer de l’information financière stratégique comme le suivi de la consommation du budget ou bien pour suivre l’évolution de ratios critiques de l’organisation. Au-delà du risque que l’organisation prend, elle fait preuve d’inefficacité, sans compter l’énorme insatisfaction qu’elle génère du côté l’équipe des finances, et souvent de la haute-direction, qui trouve que les délais pour obtenir l’information ou la qualité de celle-ci ne répondent pas à leurs attentes.

Toutefois, dans certaines situations et selon la taille de l’organisation, Excel peut s’avérer le choix le plus accessible, et pour réduire les risques liés à son utilisation, il est de mise de prendre certaines précautions.

Par exemple, prenons une des failles d’Excel liée à la validation des données dans le système. Il est si facile de changer une donnée dans la mauvaise case sans s’en apercevoir. Il est donc de mise d’utiliser les historiques de versions d’un fichier pour faire un audit des changements afin de s’assurer qu’ils étaient bien voulus. D’ailleurs, en mode collaboration, cette fonctionnalité permet de voir ce qui a été révisé par le précédent utilisateur afin d’éviter de retravailler les mêmes données que la personne précédente.

Excel a toutefois l’avantage d’être connu et maîtrisé par la plupart des gens. Ainsi, si vous choisissez d’utiliser Excel pour transmettre votre gabarit budgétaire à vos gestionnaires, la fonction protégée pourrait vous éviter que les données soient mal entrées. Elle permet de bloquer certaines fonctionnalités aux usagers du fichier tel que de supprimer des lignes, modifier le format de cellule ou de modifier des scénarios.

Utiliser Excel à plusieurs en fin d’année financière peut s’avérer une source de frustration par moment, surtout lorsque le fichier s’enregistre automatiquement, mais ne synchronise pas tous les changements. Pour contourner cette frustration, il est possible d’enregistrer des versions du fichier avec la date dans le titre. Bien que cela nécessite ensuite une consolidation des versions, elle aidera à garder le moral pendant ce travail!

On le voit bien, il est essentiel pour l’organisation, lorsqu’elle utilise un tableur pour des processus importants, de bien réfléchir aux enjeux des tableurs, et de mettre en place des stratégies minimiser les limitations de ce type d’outils.

Si Excel a connu ses heures de gloire, aucune organisation ne peut aujourd’hui miser sur un tableur pour optimiser sa performance et répondre aux enjeux actuels. L’utiliser comme système d’information en 2021 va à l’encontre de l’innovation, de la transformation et de l’agilité dont doivent faire preuve les organisations d’aujourd’hui. La haute-direction, l’équipe finances et les gestionnaires le réalisent de plus en plus, et ils exigent de leurs outils de la flexibilité et une capacité extrême à simplifier les processus.

Ainsi, la fonction finance se tourne de plus en plus vers des solutions intégrées, en mesure de l’aider à maîtriser le coût des services et des programmes proposés. Ces outils facilitent grandement le pilotage des processus budgétaires en minimisant les activités sans valeur ajoutée et en optimisant le déploiement d’information de gestion aux gestionnaires de l’organisation.

Donc, votre organisation souffre-t-elle d’une surutilisation d’Excel? Et si c’est le cas, avez-vous pris toutes les mesures pour assurer une utilisation sécuritaire et une utilisation la plus efficace possible? N’hésitez pas à nous partager votre point de vue!

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