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Faire évoluer radicalement les outils

AUTEUR:
Expert de DECIMAL

  • La direction des finances comme courroie de transmission
  • Le contrôle et la maîtrise des coûts
  • La technologie au service de la comptabilité

Face au resserrement budgétaire et à la réduction d’effectifs, le secteur public doit continuer à faire plus et mieux avec moins, tout en acceptant d’être le porteur de grands chantiers de transformation.

Ainsi, l’équipe des finances des organisations se retrouve de plus en plus à devoir gérer plusieurs initiatives stratégiques et/ou informatiques qui requièrent de la coordination et de l’influence sur de multiples intervenants de l’organisation… et ceci en plus de toutes ses obligations financières et opérationnelles.

La fonction finance se donne aussi généralement comme devoir de donner l’exemple quant à la rigueur budgétaire et le contrôle des coûts. Ainsi, les organisations du secteur public tendent à étirer et prolonger l’utilisation et la durée de vie des systèmes en place. Elles compensent alors en demandant aux gestionnaires de mettre les bouchées doubles lorsqu’il faut boucler les différents exercices et projets.

Et finalement, qu’obtient-on de tout cela?

On se retrouve avec des personnes qui communiquent et déploient l’information à la grandeur de l’organisation, qui gèrent d’immenses processus, très souvent complexes, et avec des moyens limités et des outils peu appropriés si l’on regarde l’ampleur de la tâche. Souvent, le seul système disponible pour l’équipe des finances est ce bon vieux Excel.

Il est toutefois extrêmement important de peser le coût de l’inefficience et ce que cela coûte à l’ensemble de l’organisation, et pas seulement pour la fonction finance.

C’est presque devenu une anecdote de nos jours de rappeler les risques qu’une organisation prend lorsqu’elle utilise Excel pour piloter un processus, qu’il soit complexe ou non, que ce soit pour effectuer la collecte budgétaire décentralisée aux gestionnaires, pour déployer de l’information financière stratégique comme le suivi de la consommation du budget ou bien pour suivre l’évolution de ratios critiques de l’organisation. Au-delà du risque que l’organisation prend, elle fait preuve d’inefficacité, sans compter l’énorme insatisfaction qu’elle génère du côté l’équipe des finances.

Si Excel a connu ses heures de gloire, aucune organisation ne peut aujourd’hui miser sur un tableur pour optimiser sa performance et répondre aux enjeux actuels. L’utiliser comme système d’information en 2018 va à l’encontre de l’innovation et de la transformation dont doit faire preuve le secteur public d’aujourd’hui. Les ministères et organismes le comprennent de plus en plus, et ils exigent de leurs outils de la flexibilité et une capacité extrême à simplifier les processus.

Ainsi, la fonction finance se tourne de plus en plus vers des solutions intégrées, en mesure de l’aider à maîtriser le coût des services et des programmes proposés. Ces outils facilitent grandement le pilotage des processus budgétaires en minimisant les activités sans valeur ajoutée et en optimisant le déploiement d’information de gestion aux gestionnaires de l’organisation.

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