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Du système de coût de revient désuet aux principes d’un système performant

Votre coût de revient est-il désuet? Respecte-t’il les meilleures pratiques? Quels sont les symptômes qui pourraient laisser entendre que votre coût de revient est très approximatif?

Parcourrez ces quelques symptômes caractéristiques d’un coût de revient véritablement désuet, puis découvrez les grands principes d’un système de coût de revient performant. 

Symptômes d’un système de coût de revient désuet:

  • Vos marges bénéficiaires sont difficilement justifiables;
  • Vos gestionnaires veulent abandonner des produits/services;
  • Vous offrez des produits complexes à des prix inférieurs à la concurrence;
  • Plusieurs systèmes de coût de revient coexistent au sein de votre organisation;
  • Vous êtes le seul à offrir un produit/service;
  • Les prix des concurrents/sous-traitants sont beaucoup plus bas que les vôtres;
  • Vos clients ne se plaignent pas de la hausse des prix;
  • Vous passez beaucoup de temps sur les projets d’analyse de coût;
  • Vous n’êtes pas certain du prix à soumettre pour faire un profit raisonnable;
  • Vos gestionnaires sont  sceptiques à l’égard du coût des opérations;

Ces symptômes peuvent ne pas correspondre à ce que vous observez dans votre organisation. Néanmoins, cela ne veut pas dire que votre système de coût de revient est performant. Comparez maintenant votre système avec le système suivant. Celui-ci est strictement basé sur un système de coût de revient performant :

Caractéristiques d’un modèle performant

Pour être performant, un système de coût de revient doit impérativement baser ses calculs d’une part,  selon leurs relations de cause à effet et d’autre part, selon leurs comportements. De plus, être capable de qualifier certaines zones du modèle avec des attributs, permet de visualiser l’ensemble des coûts selon différents angles.

RELATIONS DE CAUSE À EFFET

Un exemple valant mille mots, prenons l’exemple d’un département, celui des ressources humaines. Beaucoup de systèmes vont répartir le coût des ressources humaines selon le nombre d’employés, ou encore au prorata du coût des produits (l’équivalent d’une ‘taxe’ de x % appliquée aux coûts). Cette façon de procéder est incorrecte car il n’y a pas de relation de cause à effet.

Dans notre exemple, l’effort pour le recrutement de personnel est significatif car notre organisation est en pleine expansion. Il nous faut donc examiner comment répartir le coût de l’activité de dotation.

Sachant qu’il est plus complexe de recruter un vice-président qu’un commis, l’organisation fera peut-être appel à une firme de recrutement spécialisé pour le recrutement du vice-président. Celle-ci sera en mesure d’identifier des candidats, de leur faire passer des tests psychométriques, et enfin de proposer de bons candidats à l’organisation. Nous avons très facilement démontré, donc, que le recrutement du vice-président nécessite plus de dépenses et d’efforts en temps de la part du département des ressources humaines que dans le cas du recrutement d’un commis. 

En deuxième lieu, il y a peut-être un taux de roulement (% par employé) plus élevé dans certains secteurs de l’organisation que dans d’autres secteurs. Au lieu de répartir le coût de l’activité de recrutement par le nombre d’employés (aucune relation de cause à effet), il serait souhaitable de répartir ce coût selon l’effort (temps) qu’investissent les ressources humaines à recruter du personnel. Les coûts d’embauche de firmes spécialisées devraient être transférés à l’unité administrative qui en bénéficie.

COMPORTEMENT DES COÛTS

Le modèle de coût devrait être construit afin d’assigner les coûts aux diverses composantes (produits, clients, etc.) selon le comportement des coûts. Vous comprendrez mieux ce que l’on entend par comportement des coûts à la lecture du tableau qui suit :

Comportement Exemples de type de coût Explication
Activité liée aux unités
  • Matière première
  • Main-d’œuvre directe
  • Machinerie si une relation directe existe

Effectuée chaque fois qu’une unité est offerte ou vendue

Activité liée aux lots
  • Ordres d’achat
  • Installation / Mise en place  (Setup)
  • Inspection
  • Mouvement
  • Ferraille et débris, si relié au lot

Effectuée chaque fois qu’un lot de marchandises est manipulé ou transformé

Activité de soutien aux produits et services
  • Ordres de modification technique
  • Maintenance d’équipements
  • Développement de produit
  • Débris, si relié à la conception du produit

Effectuée en raison de l’existence de gammes de produits précises

Activité de soutien aux clients
  • Frais d’expédition
  • Support à la clientèle
  • Tests de qualité exigés par un client

Effectuée pour des clients

Activité de soutien à l’organisation
  • Amortissement du bâtiment
  • Salaire du gestionnaire d’usine
  • Frais d’aménagement paysager

Effectuée pour soutenir le processus en entier


Cette façon de concevoir le modèle comporte plusieurs avantages. Par exemple, il est possible qu’un client soit beaucoup plus exigeant que la moyenne, notons par exemple des besoins particuliers en terme de processus d’expédition ou encore des communications beaucoup plus fréquentes avec le support à la clientèle. Ainsi, même si le client consomme des produits et/ou services rentables, il est pensable, en considérant cet exemple, que ce client devienne non rentable lorsqu’on ajoute les coûts de soutien aux clients. En connaissance de cause, l’organisation peut être en mesure de prendre des mesures nécessaires, des actions correctives pour rendre ce client rentable. Si l’organisation avait combiné le coût de soutien aux clients au coût des produits, elle n’aurait pas eu l’information nécessaire pour se rendre compte qu’elle pouvait améliorer son sort.

ATTRIBUTS

Les attributs nous permettent de qualifier les coûts de notre modèle. Ceci permet aux gestionnaires de visualiser leurs coûts selon divers angles et identifier les pistes d’amélioration. Par exemple, vous pourriez choisir les attributs qui suivent pour qualifier les activités et processus présents dans votre chaîne de valeur :


Zone d’analyse Attribut
Valeur
  • Valeur ajoutée
  • Valeur non ajoutée
Potentiel d’amélioration
  • Faible
  • Moyen
  • Élevé
Gestion de la qualité
  • Coûts de prévention
  • Coûts de détection
  • Coûts d’anomalies internes
  • Coûts d’anomalies externes

Les avantages d’un bon système

Il est assez évident que le bénéfice d’un système de coût de revient performant est large. Entre-autres, ce système devrait permettre de :

– Connaître et comprendre facilement  la composition de vos coûts
  • Par exemple, un centre de services partagés, tel un département des T.I., pourrait comprendre le comportement de ses coûts ce qui lui permettrait de mieux planifier et mieux budgéter.
  • Une meilleure compréhension du coût des processus et des activités permet de soutenir les efforts d’optimisation. Par exemple, elle aide à identifier les zones où des projets d’amélioration de la performance, comme des projets « Lean Management »  ou de réingénierie de processus, devraient être lancés. Cette meilleure compréhension peut également être très utile dans le cadre d’études comparatives (balisage).
– Établir vos tarifs
  • Que vous vendiez à des clients externes ou que vous collaboriez dans un centre de services partagés, assurez-vous que vos tarifs ont un lien avec vos coûts.
– Analyser votre rentabilité
  • Cet exercice va vous aider à identifier les produits, clients et  canaux de distribution non rentables. Armé de cette information, vous pouvez par la suite envisager les stratégies appropriées. Par exemple, utiliser des techniques de gestion de la marge afin de migrer les clients vers la rentabilité :
    • Établir une surcharge ou moduler le prix en fonction des activités dispendieuses réalisées pour servir le client
    • Offrir au client diverses options de niveau de service rentable
    • Changer le mix produit-marge du client, par exemple avec le groupage de produits ou services
    • Négocier divers termes ayant un impact favorable sur la structure de coûts  (par exemple, produire un rapport deux fois par mois et non une fois par semaine)
    • Réduire le niveau de service et/ou augmenter les prix
    • Améliorer les processus
    • Abandonner des produits, services, ou clients
– Faire des révisions et établir des scénarios
  • Cet exercice vous permettra de prédire les coûts, la rentabilité et les ressources (capacité) requises associées aux changements de coût des ressources, de changements organisationnels, et/ou de changements au niveau du volume (quantité) de la prestation des biens et/ou services;

– Assurer une saine gouvernance et faciliter la reddition de comptes
  • Dote l'organisation d'un langage commun
  • Favorise la compréhension des décisions (allocation des ressources, chaîne de valeur, extrants, clients servis) et leur impact sur les coûts et la profitabilité.

Quelles sont les grandes fonctionnalités en coût de revient de la Suite Decimal?

FLEXIBLE


La Suite Decimal est un outil extrêmement flexible pour modéliser les coûts, et ceci avec toutes les approches existantes (avec des allocations, coût de revient par activité, time-driven ABC,  planification par activité, etc.). Le système permet un nombre illimité d’objets de coût ainsi que les allocations réciproques. Très robuste, il fonctionne aussi bien pour la PME que pour les grandes entreprises ou les multinationales, et ceci peu importe le secteur d’activités. Le système accessible par serveur Web, permet à une équipe géographiquement dispersée de travailler sur le même modèle de coûts, et ce, de façon concurrente.

CONVIVIALE

Navigation il est très facile de naviguer dans les menus de la Suite Decimal. D’ailleurs, l’interface est standardisée, que ce soit pour le coût de revient, le budget, ou la planification de la masse salariale. Par conséquent, si vous utilisez déjà le module budgétaire et que vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de coût de revient (ou vice-versa), vous n’aurez aucunement besoin de vous familiariser avec une nouvelle interface.

Personnalisation – Vous pouvez personnaliser l’interface en déplaçant ou cachant des colonnes. Vous pouvez choisir d’afficher les menus en français ou en anglais, et vous pouvez également augmenter ou réduire la police de caractère affichée à l’écran.

Écran original
Écran original


Écran après personnalisation
 
 nous avons augmenté la police de caractère, caché la colonne ‘Type d’activité’, inversé les colonnes ‘No Activité’ et ‘Description’, et finalement changé la largeur de certaines colonnes.
Modélisateur

Copier/couper et coller – copier/couper et coller aisément les données d’une application, telle Excel, Word ou Outlook, etc) à la Suite Decimal, et vice-versa.
Copier-coller

Recherche d'informations – Vous pouvez rechercher de l’information à l’intérieur des colonnes, appliquer des filtres élaborés. Les totaux sont recalculés automatiquement lorsque des filtres sont appliqués ou enlevés.
Recherche d'informations

Importation / exportation de données – il est possible d’importer et d’exporter n’importe quelles données contenues dans la Suite Decimal. Un outil puissant d’import / export permet de lire le contenu des fichiers de vos systèmes opérationnels et, si désiré :

  • de choisir un sous-ensemble des données contenues dans le fichier  (par exemple, ne considérer que les données d’un centre de coût spécifique, ne pas considérer les transactions antérieures à une date, ne pas considérer les quantités d’une valeur supérieure à x);
  • de transformer les données lues des fichiers sources avant de les importer (par exemple, changer du texte en majuscule par du texte en minuscule, ou encore enlever les virgules aux nombres dans le format  xxx,xxx,xxx.xx);
  • de lire automatiquement, à un moment prédéfini (à chaque jour, à chaque semaine, etc) les données de vos systèmes opérationnels et les importer dans la Suite Decimal.

Bien entendu, il est également possible dans bien des cas de simplement faire un copier/couper – coller dans les écrans de saisie. De plus, il est possible d’exporter rapidement et facilement le contenu complet d’un écran  (incluant, par exemple, les colonnes cachées), ou le contenu visible d’un écran (excluant les colonnes cachées)

Vous pouvez également choisir, si vous le voulez, d'établir un lien ODBC entre un logiciel (comme Excel ou PowerPoint) et la base de données.  Les données contenues dans votre logiciel (Excel, Powerpoint, etc) seraient automatiquement mises à jour dès un changement dans la base de données identifié.

Liens entre un logiciel et la base de données

Élimine la réinscription des données – Si vous utilisez à la fois le module budgétaire et le module de coût de revient, vous n’avez pas besoin de réinscrire les données. Par exemple, lorsque vous importez votre charte de compte dans la Suite Decimal, ces données sont immédiatement disponibles à la fois pour les fonctionnalités liées au budget et celles du coût de revient.

Analyses et rapports ad hoc – vous pouvez créer des analyses et rapports ad hoc grâce à des tableaux croisés dynamiques intégrés à même la Suite Decimal.  Ces tableaux croisés dynamiques ressemblent beaucoup aux tableaux croisés dynamiques d’Excel; par exemple, tout comme Excel, vous pouvez appliquer des filtres et trier les colonnes de ces tableaux croisés, ainsi que créer divers type de sous-totaux  (somme, moyenne, etc).  De plus, vous pouvez sauvegarder la disposition de vos rapports et analyse, vous permettant ainsi de réafficher rapidement ces analyses et rapports plus tard.