Fonctionnalités spécifiques au secteur public.

Sachant que les enjeux de reddition de compte sont au centre des préoccupations de la fonction publique, la Suite Decimal a été réfléchie afin d'offrir une solution unique pour l'ensemble des processus financiers de la fonction publique.

Couvrant l'ensemble des fonctionnalités nécessaires pour les fonctions finances des organisations, elle permet en plus la consolidation des données, l'automatisation de production de rapports, tout en offrant une sécurité d'utilisation flexible selon les plus hauts standards.

Découvrez les fonctionnalités spécifiques à vos besoins

La conciliation des organismes et des fonds facilité grâce à la Suite Decimal

La Suite Decimal comporte plusieurs outils permettant aux ministères et organismes d’effectuer leur conciliation des organismes et des fonds (COF) de manière intégrée, tout en permettant à l’organisation de réutiliser la résultante comme comparable dans leur planification budgétaire.

À l’aide de sa fonctionnalité de « Splashing », il est possible de faire de la saisie budgétaire à haut niveau (ex : programmes, éléments), tout en alimentant chacune des clés de comptes de la charte comptable en fonction d’hypothèses de répartition. On peut donc obtenir une scénarisation à haut niveau, tout en générant le détail nécessaire afin de se comparer en cours d’année.

COF

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Planification budgétaire

La Suite Decimal offre de nombreuses fonctionnalités qui facilitent le partage de données, l’analyse des résultats et la budgétisation d’éléments complexes telle que la masse salariale. Quels sont les éléments de la Suite qui facilitent l’établissement du budget et comment celui-ci est-il documenté?

Les fonctionnalités de la Suite Decimal pour bien gérer votre processus budgétaire tout en excluant un certain nombre de risques significatifs (erreurs de planification, perte d’expertise après le départ d’un employé, ne pas pouvoir suivre les initiatives de réduction de dépenses, ne pas réussir à suivre les écarts ou fournir l’information pertinente en temps opportun) sont :

  • Centralisation des données dans une base de données unique permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs et éliminant la consolidation;
  • Consolidation automatisée des budgets de fonctionnement, de masse salariale, d’immobilisation et de projets.
  • Possibilité pour tous les gestionnaires et intervenants autorisés de saisir directement les données budgétaires tout en conservant une trace des changements effectués;
  • Automatisation des calculs de masse salariale et d’heures rémunérées
  • Possibilité de paramétrer des gabarits sur mesure, sans l’implication de DECIMAL
  • Réutilisation des données du système financier (Ex. : SAGIR, Great plain…) pour présentation comme comparable dans les gabarits de collecte
  • Définir des profils de sécurité, des accès à l’information et aux traitements spécifiques à chaque utilisateur;
  • Faire des scénarios basés sur des règles de calcul à différent niveau (compte, type de compte, ou paramètre spécifique);
  • Établir des dépenses budgétaires selon des paramètres de volumétrie;
  • Organiser les données selon les besoins (charte de compte, unités administratives, etc.);
  • Production de rapports dynamiques et accès à des fonctionnalités permettant de calculer les écarts facilement, d'effectuer des tableaux multidimensionnels et de forer les données pouvant aller jusqu’au détail du calcul de la prévision d’un compte;
  • Offrir la possibilité d’imprimer les rapports, les visualiser à l’écran ou exporter vers d’autres systèmes, incluant le chiffrier électronique tel que Microsoft® Office Excel ;
  • Disposer de champs texte intégrés permettant de saisir des notes et d’attacher des fichiers pour ainsi conserver une trace des justifications et des explications;
  • Garder la trace de changement organisationnel;
  • Saisir les données à un niveau plus détaillé que le poste budgétaire si nécessaire.

Présentation des sonnées

Il est possible de présenter de multiples jeux de données en même temps, ainsi que les écarts entre ces jeux de données. L’information peut être présentée par nature de dépenses, par une classification des natures de dépenses (pour reproduire la structure de vos états financiers), par centres de coût et par structure hiérarchique. Les gestionnaires peuvent choisir d’afficher ou non les colonnes et aussi changer l’ordre de présentation de celles-ci. Ils ont ainsi accès à l’information nécessaire dans le format désiré pour compléter leur budget.

Planification budgétaire


Répartition mensuelle


Un gestionnaire peut, pour chaque compte, budgéter ses dépenses mensuelles selon l’une de ces trois méthodes :

  • Répartir lui-même ses dépenses pour chaque mois;
  • Inscrire ses dépenses sur une base annuelle et laisser au système le soin de les répartir selon le nombre de jours ouvrables par mois;
  • Utiliser une ou plusieurs grilles de répartition de dépenses proposées par les Finances. Il est possible de créer un nombre illimité de grilles de répartition.

Les dépenses sont ainsi systématiquement mensualisées.


Exemple de grilles de répartition :
Budget 02

Application de la grille "1er trimestre" à un compte : le montant initial inséré par le gestionnaire est réparti sur les mois concernés selon les paramètres de la grille.
Budget 03

Changement à la grille Mensuelle
Budget 04

Calculs automatisés

Certains comptes sont souvent le résultat d’une somme de paramètres ayant des caractéristiques spécifiques. Par exemple un compte de traitement et avantages sociaux cumule l’application de plusieurs codes de gains au niveau de la masse salariale.

L’application permet d’automatiser le calcul de ces comptes afin de limiter les interventions des utilisateurs suite à différents changements affectant d’autres comptes. Ces calculs peuvent également être basés sur des quantités et statistiques, qu’il est possible d’intégrer dans l’application.

Calculs automatisés

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Suivis et projections

La Suite Decimal, l’outil idéal pour vos besoins de suivis budgétaires !

À l’aide des différentes fonctionnalités de la Suite Decimal, il est possible de paramétrer le processus en fonction de la réalité des suivis budgétaires de chaque organisation, et toujours de manière alignée avec les meilleures pratiques de l’industrie.

Les fonctionnalités de la Suite Decimal vous permettant d’améliorer la gestion de vos suivis budgétaires sont

  • Création de gabarits web sur mesure afin de décentraliser la saisie de projections en cours d’année, sans l’implication de DECIMAL;
  • Réutilisation d’information contenue dans les systèmes financiers en place comme comparable pour assister les collaborateurs dans leur saisie;
  • Justification d’écarts à même les rapports, permettant de décentraliser le processus de collecte;
  • Projection de la masse salariale de manière totalement automatisée;
  • Centralisation des données dans une base de données unique permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs et éliminant la consolidation;
  • Consolidation automatisée des budgets de fonctionnement, de masse salariale, d’immobilisation et de projets.
  • Possibilité pour tous les gestionnaires et intervenants autorisés de saisir directement les données budgétaires tout en conservant une trace des changements effectués;
  • Définition des profils de sécurité, des accès à l’information et aux traitements spécifiques à chaque utilisateur;
  • Calcul de scénarios basés sur des règles de calcul à différent niveau (compte, type de compte, ou paramètre spécifique);
  • Capacité d'établir des dépenses budgétaires selon des paramètres de volumétrie;
  • Organisation des données selon les besoins (charte de compte, unités administratives, activités, programmes, éléments, projets, etc.);
  • Production de rapports dynamiques et accès à des fonctionnalités permettant de calculer les écarts facilement, d'effectuer des tableaux multidimensionnels et de forer les données pouvant aller jusqu’au détail du calcul de la prévision d’un compte;
  • Possibilité d’imprimer les rapports, les visualiser à l’écran ou exporter vers d’autres systèmes, incluant le chiffrier électronique tel que Microsoft® Office Excel ;
  • Gestion des réorganisations administratives;
  • Saisie des données à un niveau plus détaillé que le poste budgétaire si nécessaire.


Exemple de gabarits de collecte de projections :


gabarits de collecte de projections

Exemple de décentralisation de justification d’écarts :


décentralisation de justification d’écarts

Exemple de tableau de bord :

tableau de bord

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ETC et heures rémunérées

Une puissante solution de contrôle et de planification de la masse salariale et des heures rémunérées

Le suivi des ETC et des heures rémunérées enfin possible!


La Suite Decimal contient un puissant moteur de planification et de contrôle de la masse salariale (PCMS). Vous pouvez désormais prendre en considération toutes les nuances requises pour calculer précisément la masse salariale et la consommation des heures rémunérées propre à chaque centre de coûts.

  • Permets de calculer tous les coûts de rémunération en conservant la nature de la dépense (salaire régulier, heures supplémentaires, charges sociales, éventuelles primes, fonds de pension, clauses syndicales ou conventions collectives, avantages non monétaires ou tout autre élément propre à l’organisation)
  • Ne connait pas de limite en termes de création de types de dépenses ou de règles de calculs.
  • Facilite la création de scénarios et présente rapidement les résultats suite au changement d’hypothèses.
  • L’ensemble des règles de calculs pour la projection des heures rémunérées sont intégrées à l’engin de calcul, ce qui permet de calculer le coût de la masse salariale et la projection d’heures rémunérées en simultané. Donc un seul processus à piloter !

Par conséquent, l’outil peut être utilisé non seulement dans le cadre de l’exercice budgétaire, mais aussi pour prévoir les coûts de la masse salariale ou la consommation des heures rémunérées des gestionnaires de l’organisation. L’outil est également fort utile dans le contexte de négociation de conventions collectives, car il devient facile de calculer instantanément les impacts d’un changement souhaité dans les conditions d’emploi ou dans les taux de rémunération.

Quelques composantes de l’outil pour apprécier sa puissance :

Masse salariale 01

Masse salariale 02
 

Définition des quarts de travail :
Masse salariale 03

L’outil de contrôle de la masse salariale permet de structurer l’ensemble des éléments requis pour créer le livre de postes. On définit des structures qui se rattachent aux postes, par exemple le statut d’emploi (régulier temps plein, régulier mi-temps, occasionnel, etc.), la catégorie du poste, le quart de travail, et le syndicat.



Échelons :
Masse salariale 04

On définit par la suite les structures rattachées aux employés, par exemple la catégorie d’employé, et le salaire de l’employé.

Liste d’employés :
Masse salariale 05

Liste des primes :
Masse salariale 06

Association de primes aux employés :
Masse salariale 07

La combinaison de la structure reliée aux employés et la structure reliée aux postes vous offre le livre de postes
Masse salariale 08

Vous pourrez ensuite appliquer les règles d’affaires sur chacune des structures définies, qu’elles se rattachent aux postes ou aux employés. Ainsi, vous pourriez attribuer un bonus aux employés ayant un statut d’emploi spécifique, comme ceux qui ont un statut d’emploi régulier à temps plein.

Les règles d’affaires sont très flexibles, puissantes, et peuvent être imbriquées entre elles, c’est-à-dire avec la capacité de prendre comme intrant le résultat du calcul d’une autre ou de plusieurs autres règles d’affaires. Les règles peuvent calculer des heures, des quantités ou encore des dollars. Ce concept permet, par exemple, de calculer précisément, par employé, les coûts d’avantages sociaux comme la RRQ, qui dépendent à la fois du taux horaire et du nombre d’heures travaillées.

Exemple d’une règle d’affaires pour calculer la RRQ (Régie des rentes du Québec): la règle fait la somme du montant calculé par trois règles différentes (1100 – calcul du salaire régulier, 1125 – calcul du temps supplémentaire, et 1200 – calcul des primes), et multiplie la résultante par 4,95%, jusqu’à un total maximum de 2217.60 $ par année.

Masse salariale 09

Principe de hiérarchie des règles d’affaires

Le moteur de calcul traite les règles d’affaires appliquées aux structures (se rattachant aux postes, se rattachant aux employés) selon une hiérarchie très précise. Les structures plus basses dans la hiérarchie héritent automatiquement des règles d’affaires appliquées aux structures situées plus haut dans la hiérarchie.

Par exemple, au sommet de la hiérarchie se trouve le concept de l’organisation. Une règle appliquée à l’organisation fera en sorte que cette règle s’appliquera à tous. Les coûts d’avantages sociaux, comme la RRQ (retraite), sont habituellement appliqués à l’organisation. Les données relatives aux syndicats, quant à elles, sont assignées plus bas dans la hiérarchie. Seuls les employés rattachés à un syndicat hériteront des règles d’affaires spécifiques à ce syndicat. Enfin nous retrouvons la notion d'employé au bas de la hiérarchie. Ceci vous permet, par exemple, de calculer les coûts d’une journée de congé lors de la date d’anniversaire d’un employé. Ce coût serait pour chaque employé calculé et considéré à la bonne période.

Ce module de contrôle de la masse salariale permet également de calculer des coûts non salariaux, mais reliés aux employés. Par exemple, il vous serait possible de budgéter un montant de 60 $ par mois, uniquement pour les cadres, pour une allocation couvrant les coûts de téléphones cellulaires.

Cette brève explication vous donne un aperçu de la puissance de l’outil. Soyez assuré qu’il permettra de modéliser précisément et facilement les coûts de votre masse salariale, quelle que soit sa complexité.

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PTI et budget de projets

Suivez scrupuleusement vos budgets de projets et centralisez vos formulaires!

La Suite Decimal vous permet via son module de planification et contrôle des budgets de projets de suivre financièrement tous vos projets tout en respectant les objectifs du plan de gestion en ressources informationnelles.

Totalement intégré au processus budgétaire de votre organisation, ce module vous aide à faciliter la planification et l’approbation des projets pour ensuite faire un meilleur suivi des coûts. L’outil vous aidera à mieux documenter vos projets, mieux les justifier, et vous permettra plus facilement d’équilibrer vos budgets tout en assurant un contrôle plus serré.

Les fonctionnalités de la Suite Decimal pour bien gérer le budget de vos projets

  • Consolider les données dans une base de données centralisée permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs;
  • Pleine intégration du budget de projet et de fonctionnement, avec gestion des dépenses capitalisables
  • Collecte et centralisation des informations qualitatives liées au projet, telles que traditionnellement cumulées à l’aide de Microsoft Word
  • Permettre à tous les gestionnaires et intervenants autorisés de saisir directement les données budgétaires tout en conservant une trace des changements effectués;
  • Définir des profils de sécurité, des accès à l’information et aux traitements spécifiques à chaque utilisateur;
  • Faire des scénarios basés sur des règles de calcul à différent niveau (compte, type de compte, ou paramètre spécifique);
  • Établir des dépenses budgétaires selon des paramètres de volumétrie;
  • Organiser les données selon les besoins (charte de compte, unités administratives, etc.);
  • Produire des rapports dynamiques et offrir des fonctionnalités permettant de calculer les écarts facilement, faire des tableaux multidimensionnels et forer les données pouvant aller jusqu’au détail du calcul de la prévision d’un compte;
  • Offrir la possibilité d’imprimer les rapports, les visualiser à l’écran ou exporter vers d’autres systèmes, incluant le chiffrier électronique tel que Microsoft® Office Excel ;
  • Disposer de champs texte intégrés permettant de saisir des notes et d’attacher des fichiers pour ainsi conserver une trace des justifications et des explications;
  • Garder la trace de changement organisationnel;
  • Saisir les données à un niveau plus détaillé que le poste budgétaire si nécessaire.

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Budget de trésorerie

La Suite Decimal, l’outil idéal afin de suivre et de scénariser l’utilisation de votre trésorerie

Par l’intégration des comptes de bilans et de leurs variations à la Suite Decimal, il est possible de suivre l’utilisation de la trésorerie de votre organisation. L’intégration de l’information collectée lors des budgets permet de projeter l’utilisation de la trésorerie en fonction de paramètre de décaissement, et ainsi d’identifier des périodes qui peuvent nécessiter une intervention.

De plus, la Suite Decimal permet de faire des scénarios sur les différents décaissements et encaissements afin de sélectionner l’approche qui permettra à l’organisation de maximiser l’atteinte de ses objectifs de trésorerie par exemple maximiser l’encaisse versus minimiser les frais d’intérêts.

Le département des Finances peut d’ailleurs obliger les gestionnaires à saisir le détail pour un ou plusieurs comptes spécifiques. Ainsi, on pourrait obliger les gestionnaires à détailler les «autres dépenses», mais pas les autres comptes.

La section détail permet à l’utilisateur d’enregistrer autant de lignes nécessaires afin d’expliquer clairement le contenu du compte. De plus en utilisant les champs quantitéet coût unitaire, ceux-ci permettent le calcul automatique du champ montant. Le fait d’utiliser la section détail évite l’utilisation d’un tableur extérieur et rend plus rapide la saisie budgétaire, tout en évitant des erreurs de transcription.

La capture d’écran ci-bas montre le détail d’un compte pour le budget demandé.  Le gestionnaire inscrit le détail dans la partie du bas, et le total par période est reporté en haut. 

gabarits de collecte de projections

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Coût de revient

Établissez le coût de revient de vos produits et services à coût complet avec la Suite Decimal !

Qu'il s'agisse d’établir le coût de revient de vos produits services, ligne d'affaires, secteurs, programmes, lois ou autres, la Suite Decimal est l'outil idéal pour effectuer ces calculs complexes et vous assurer de la transparence nécessaire pour votre reddition de compte.

La complexité des entités publiques fait en sorte qu’il est primordial de se doter d’outils capables de supporter le volume de comptes, activités et services afin d’établir un réel coût complet justifiable, crédible et précis. La gestion des réorganisations administratives, la conservation d’un historique comparable et la fluctuation dans le temps de l’offre des organisations nécessitent une méthodologie, une expertise et un outil de calibre afin d’aller chercher un maximum de valeurs à vos informations.

La Suite Decimal vous permet d’exécuter les calculs nécessaires, de structurer vos données et de les rendre disponibles pour épauler vos gestionnaires dans les prises de décision et dans votre reddition de compte. De plus, l’outil permet de conserver la traçabilité complète des coûts, ce qui signifie qu'il est possible de connaître la provenance de tous les coûts alloués à un secteur comme il est possible de savoir où un compte spécifique a été alloué.

La Suite Decimal est également un outil accessible pour les personnes responsables des finances qui pourront elles-mêmes importer les données financières du grand livre et effectuer les calculs avec la Suite Decimal pour générer les résultats attendus.

Les analystes financiers sont totalement autonomes dans l'utilisation de l'outil; nul besoin de programmation. Vous pouvez configurer et modifier en tout temps les allocations de façon très simple. La Suite Decimal est l’outil le plus puissant, convivial et complet sur le marché pour tout ce qui touche vos besoins en coût de revient.

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Allocations et coûts des programmes

Qu'il s'agisse de répartir ou d'allouer des coûts par ligne d'affaires, secteurs, programmes, lois ou autres, la Suite Decimal est l'outil idéal pour effectuer ces allocations dans votre système financier.

Dans le cas où une organisation veut suivre ses coûts dans différents segments comptables, il peut devenir difficile d'imputer chaque dollar dans le bon compte. Le processus d’allocations devient alors la bonne méthode pour obtenir ces informations.

La Suite Decimal vous permet d’exécuter vos allocations, de déterminer l'écriture à générer pour alimenter vos systèmes comptables et ainsi d'effectuer l'imputation la plus juste possible directement à partir des résultats.

Non seulement, la Suite Decimal possède un moteur de calcul pour effectuer une répartition précise et facile, mais en plus, l'outil conserve toute la traçabilité des coûts. Cela signifie qu'il est possible de connaître la provenance de tous les coûts alloués à un secteur, tout comme il est possible de savoir où un compte spécifique a été alloué.

La Suite Decimal est également un outil accessible pour les personnes responsables des finances qui peuvent elles-mêmes importer les données financières du grand livre et effectuer les calculs avec la Suite Decimal pour générer l'écriture comptable qui pourra automatiquement être importée dans le système financier (entre autres via WEB ADI d'Oracle).

Les analystes financiers sont totalement autonomes dans l'utilisation de l'outil; nul besoin de programmation. Vous pouvez configurer et modifier simplement et en tout temps les allocations. La Suite Decimal est l’outil le plus puissant, convivial et complet sur le marché pour tout ce qui touche vos besoins d’allocations.

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Analyses

L’information disponible, maintenant !

La Suite Decimal offre un outil d’analyse de données intégré qui permet en tout temps d’interroger vos données.

  • Production d’informations de gestion sur demande;
  • Création de rapports et d’analyses complexes;
  • Validation de l’information importée des autres systèmes;
  • Possibilité de rechercher une information spécifique;
  • Analyses dynamiques pour mieux comprendre les coûts, les données budgétaires ou la consommation des heures rémunérées.

Que ce soit pour faire des requêtes ad hoc, pour construire un tableau croisé dynamique ou pour développer un tableau d’analyse, vous pourrez non seulement construire vos propres rapports, mais également les sauvegarder ou réutiliser leurs formats dans le futur. Vous pourrez même partager ces gabarits de rapports avec vos collègues qui pourront les utiliser en y analysant les données de leur propre centre de responsabilité.

Exemples de requêtes:

Outils d'analyse


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Rapports financiers et tableaux de bord

Le tableau de bord est un outil de gestion de la performance en lien avec la stratégie de votre organisation.

La Suite Decimal assure le suivi de multiples indicateurs provenant d'axes multiples même si son principal champ d’action demeure l’aspect financier.

Nos tableaux de bord présentent un échantillon d'indicateurs permettant à un gestionnaire de :

  • Suivre l'évolution des résultats;
  • Suivre les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques), la plupart du temps en temps réel, et ce, en se concentrant sur les écarts les plus significatifs

Si les indicateurs et la stratégie diffèrent d’une organisation à une autre, il en est de même pour les tableaux de bord : ils sont très différents d’une organisation à une autre comme ils peuvent l’être d’un département à un autre.

Les indicateurs sont choisis en fonction des leviers d'action qui seront utilisés pour prendre d'éventuelles mesures correctives, et par le fait même, des décisions qui devront être prises dans le futur. Les tableaux de bord permettent de traduire la stratégie de l'entreprise en indicateurs de performance conviviaux, mesurables et pertinents.

Les indicateurs de performance qui seront présentés dans votre tableau de bord devront être judicieusement choisis afin d'assurer la cohérence entre les principaux objectifs de l'entreprise et la mesure de la performance.

  • Tableau de bord financier avec indicateurs de performance

  • Tableau de bord financier avec indicateurs de performance

Les experts de DECIMAL peuvent vous aider à bâtir les indicateurs clefs de votre organisation. La Suite Decimal quant à elle permet de diffuser l’information à travers votre organisation par l’entremise d’un accès Intranet ou Internet, en utilisant un navigateur internet ou un appareil mobile (tablette ou téléphone intelligent).

Rapports financiers

Vous avez une série de rapports et de présentations mensuels à produire pour le comité de gestion de votre organisation?

La Suite Decimal est alors l’outil idéal :

  • Ensemble de rapports pouvant être sauvegardés;
  • Possibilité de le programmer, planifier et générer au moment souhaité.

Notre intégration avec la suite Microsoft Office rend le processus simple et rapide.

Vous pouvez donc facilement préparer tous les rapports et présentations nécessaires et ceux-ci peuvent être produits en une seule étape.

  • Intégration dans Microsoft Excel
    Rapport sur Excel
  • Intégration dans ms POWER POINT
    rapport dans Power Point
  • Intégration dans Microsoft wORD
    Rapport dans Word


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ETL et admin

Une intégration parfaite aux autres systèmes de votre organisation

Vous utilisez certainement une multitude d’outils (système financier, système de paie et RH, systèmes maison, etc.). La Suite Decimal s’intégre à ces différents systèmes dans l’objectif d’échanger de l’information avec ceux-ci.

Il est important de pouvoir partager l’information déjà détenues avec les autres systèmes qu i peuvent l’exploiter à voptre bénéfice. C’est ce que le module d’import-export permet d’effectuer. De façon simple et extrêmement sécuritaire, La Suite Decimal importera les données requises pour vous permettre de consolider vos informations de gestion à un seul endroit. Si nécessaire, la Suite pourra aussi retourner certaines données vers vos différents systèmes actuels.

La Suite Decimal est bâtie sur une base de données ouverte permettant d’exploiter les données sur un catalogue de données standardisées et uniformisées. Vous pouvez donc tout aussi bien utiliser votre propre générateur de rapports internes sans aucun besoin de formation additionnelle. Il vous suffit de connecter votre générateur de rapports ou de tableaux de bord à notre catalogue de données.

Les experts de DECIMAL peuvent même vous aider à configurer vos propres outils pour en faciliter l’utilisation.

La Suite Decimal offre également la possibilité d’exporter vos données sous plusieurs formes selon vos besoins. Afin d’assurer la sécurité de vos données, un outil de suivi des accès est disponible également dans le module Administrateur vous permettant ainsi de savoir lorsque celles-ci ont été extraites de l’application


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Longueuil

Québec

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