Processus budgétaire

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Christian Babbini La budgétisation et planification par Inducteur (BPI)

Un bon modèle budgétaire est un ensemble complexe de données et de contraintes. Mais avec une bonne approche, celui-ci peut être simplifié si on se concentre sur les bons inducteurs de coûts permettant ainsi d’avoir un aperçu juste et efficace des coûts de l’organisation.

Du chiffrier à l'outil spécialisé pour optimiser votre processus budgétaire

LA SUITE DECIMAL, L'OUTIL BUDGÉTAIRE DE RÉFÉRENCE DANS DE NOMBREUSES ORGANISATIONS, PERMET DE PRÉPARER, GÉRER, SUIVRE ET CONTRÔLER VOS BUDGETS, PRÉVISIONS, PROJECTIONS ET SCÉNARIOS. 

Depuis 20 ans, les organisations ont beaucoup changé leurs façons de faire au niveau de la gestion de l’information. L’arrivée des systèmes intégrés de gestion (ERP) a révolutionné le traitement de tout type de transactions opérationnelles. Toutefois, malgré le bon support du transactionnel par ces nouveaux systèmes, la façon de prédire les coûts, quant à elle, a peu évolué. Beaucoup d’organisations en Amérique du nord font leur suivi / processus budgétaires (prévisions, projections et scénarios) à l’aide de multiples chiffriers électroniques (ex. : Microsoft ® Office Excel).

Si les ERP encadre et donne de la rigueur à l’organisation pour la saisie des données opérationnelles, ils ne sont néanmoins pas assez flexibles pour les prévisions et les scénarios.

Les chiffriers électroniques ont commencé à faire alors leur apparition (années 90). Peu coûteux, ces outils ont freiné l’urgence d’améliorer vraiment les processus organisationnels.

Dans la dernière décennie cependant, les organisations ont réalisé que ces chiffriers avaient leurs limites. Les conseils d’administration sont devenus plus exigeants en matière d’information souhaitée sur les budgets et les contrôles internes. Les organisations comprennent vite qu’elles doivent se doter d’un outil budgétaire spécialisé.

Risques encourus avec une surutilisation des chiffriers Excel.

Les fonctionnalités de la Suite Decimal pour bien gérer votre processus budgétaire tout en excluant un certain nombre de risques significatifs (risques d’erreurs de planification, de perte d’expertise après le départ d’un employé, risque de ne pouvoir suivre les initiatives de réduction de dépenses, de ne pouvoir suivre les écarts ou fournir l’information pertinente en temps opportun) sont :

  • Consolider les données dans une base de données centralisée permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs;

  • Permettre à tous les gestionnaires et intervenants autorisés de saisir directement les données budgétaires tout en conservant une trace des changements effectués;

  • Définir des profils de sécurité, des accès à l’information et aux traitements spécifiques à chaque utilisateur;

  • Faire des scénarios basés sur des règles de calcul à différent niveau (compte, type de compte, ou paramètre spécifique);

  • Établir des dépenses budgétaires selon des paramètres de volumétrie;

  • Organiser les données selon les besoins (charte de compte, unités administratives, etc.);

  • Produire des rapports dynamiques et offrir des fonctionnalités permettant de calculer les écarts facilement, faire des tableaux multidimensionnels et forer les données pouvant aller jusqu’au détail du calcul de la prévision d’un compte;

  • Offrir la possibilité d’imprimer les rapports, les visualiser à l’écran ou exporter vers d’autres systèmes, incluant le chiffrier électronique tel que Microsoft® Office Excel ;

  • Disposer de champs texte intégrés permettant de saisir des notes et d’attacher des fichiers pour ainsi conserver une trace des justifications et des explications;

  • Garder la trace de changement organisationnel;

  • Saisir les données à un niveau plus détaillé que le poste budgétaire si nécessaire.