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Excel ????Traduction????????

Question choc et qui naturellement interpelle plus d’un puisqu’elle concerne l’utilisation d’un logiciel tellement utilisé dans les organisations.

Cette question est ressortie en février dernier dans le magazine hebdomadaire britannique "the New Statesman" lorsque JP Morgan, la grande Holding financière américaine, rappelait sa perte nette de 9 milliards de dollars due en grande partie à l’utilisation d’Excel. La manipulation d’une multitude de feuilles de calculs et de fichiers, nécessairement complétés à la main, par un procédé non automatisé, aurait engendré des erreurs fatales à l’entreprise.

Il n’en fallait pas plus pour soulever un ouragan d’articles et de discussions sur le Web. Tout le monde a son opinion, et celle-ci est souvent très tranchante.  Les titres sont généralement au superlatif :

"Microsoft's Excel Might Be The Most Dangerous Software On The Planet" 
"Wonderful (but dangerous): Excel Spreadsheet Reconciliations"
“Regulators Warns on Spreadsheet”
« Microsoft Excel considéré dangereux! »





Quels sont les reproches faits à Excel dans tous ces articles?

  • Le logiciel est utilisé de tant de façons que son maintien est très difficile (manque de structure);
  • Le risque d’erreurs est très élevé - Une erreur dans une équation peut être fatale;
  • Un outil sans automatisation, ni auto-vérification. L’utilisation excessive des fonctions de copier/coller, d’un tableur à un autre, accentue le risque d’erreurs;
  • Beaucoup de financiers utilisent abusivement et à leurs dépens les tableurs mis à leur disposition, très souvent incomplets;
  • Un grand nombre de personnes dépendent d’Excel.
  • Une perte de temps à programmer, formater, réorganiser les formules et les fonctions, tester la programmation;
  • Les tableurs ne sont pas adaptés aux exigences spécifiques d’une entreprise, aux changements de procédures et à la complexité des transactions à programmer;
  • Les tableurs deviennent rapidement non-crédibles, compliqués à opérer et à maintenir (difficulté de pérennité);
  • Des erreurs humaines lors de retranscriptions manuelles (0,8% à 1,8%);
  • Un grand risque d’erreurs dus aux saisies manuelles, aux changements de formatage, un risque élevé d’effacer accidentellement une cellule;
  • La collaboration est difficile (différents usagers);
  • L’absence de suivi des changements;
  • Erreurs d’hypothèse et de calcul;
  • Des procédures et des systèmes doivent être mis en place pour prévenir des erreurs lors de l’utilisation d’Excel;
  • Difficulté à générer de nouveaux rapports de façon dynamique.


Comme on peut voir, bon nombre d’opposants voient en Excel la plus  grande calamité du dernier siècle. 

Qu’en pensent les défenseurs?

Les défenseurs du produit, quant à eux, argumenteront que ce n’est pas l’outil qui est défaillant mais plutôt l’utilisation qui en est faite.  Excel est un outil, tout comme un marteau… et un marteau est une arme dangereuse pour qui ne sait pas en faire bon usage.

Les défenseurs argumenteront qu’il est facile d’utilisation : tout le monde le connait, il est peu dispendieux, tous les employés l’ont sur leur poste de travail, il ne requiert pas de ressources spécialisées et il est même possible de mettre certains contrôles en place. Il permet aussi le traitement de données en utilisant d’innombrables paramètres (pourtant ni validés ni testés).

Bref, chacun y va de son opinion plus ou moins élaboré, mais il est clair qu’il y a une prise de conscience du marché et que les dangers du produit, lorsqu’utilisé par les entreprises, sont de plus en plus démontrés par des exemples assez éloquents.

Qu’en pense DECIMAL?

Comme bon nombre de personnes le disent, le problème n’est pas l’outil. Ce n’est même pas l’utilisateur qui fait usage de l’outil. Le problème tient davantage à l’utilisation et la durée d’utilisation de cet outil. L’utiliser sur une courte période ne pose aucun problème. Qui n’a jamais utilisé Excel à des fins pratiques et sur demande express? Qui ne l’a jamais utilisé pour une analyse ad hoc ou une simple présentation? 

Le danger est important lorsqu’une organisation décide de développer et maintenir un système « corporatif » basé sur Excel. Tout le monde peut imaginer à quoi peut ressembler une interface de données mais on ne devient pas un développeur de logiciel du jour au lendemain sans savoir ce qui se cache derrière un écran de saisie.

Malheureusement, le manque de ressources TI dans les organisations ont poussé les comptables, les commis, les gestionnaires et toutes les autres ressources des organisations à développer leurs propres programmes. Excel n’a toutefois  pas été conçu pour effectuer de la programmation comme un outil de développement, et encore moins lorsque ce développement est dans les mains de non spécialistes. 

Excel ne supporte par les besoins en matière d’assurance qualité, de gestion des processus, d’historique de versions, de gestion de configuration, de suivi de modifications de données, de documentation et de mesures de contrôles. Tous les services de vérification interne vous le diront : Excel n’est en rien sécuritaire, peu importe ce que vous faites. 

Excel est un très bon outil; Tellement bon, que certaines personnes l’utilise à des fins pour lesquelles il n’est pas censé servir.

Conclusion :

Dans le cadre du processus budgétaire, du coût de revient  et des tableaux de bord et rapports de gestion, il ne suffit pas d’utiliser le premier outil mis à la disposition de quiconque. DECIMAL a développé une solution qui est totalement intégrée, sans limite et sans risque qui vous aide à contourner les problèmes relatifs à l’utilisation d’Excel dans les organisations.

La Suite Decimal est une solution intégrée, structurée, avec des fonctionnalités validées et testées, et, ayant une capacité à suivre les changements faits par un grand nombre d’usagers. Ils pourront ainsi obtenir de multiples vues d’analyses, effectuer différents scénarios et  consolider les données de différentes sources.  L’ensemble des données centralisées permettra aux différents usagers de travailler en même temps et de façon sécuritaire. Cette centralisation permettra également de sauver considérablement du temps dégageant ainsi les usagers à mettre leurs efforts dans l’analyse et non la saisie de données. Flexible et s’adaptant totalement aux besoins spécifiques de la clientèle, la Suite Decimal est l’outil de gestion tout désigné pour l’atteinte des objectifs organisationnels et la prise de décisions éclairées.